¿Cuándo es el mejor momento para instalar un consejo en la empresa familiar?

Sabiendo que la empresa familiar experimenta una evolución, pasa por varias etapas y que cada empresa es diferente, no podríamos establecer una regla precisa, pero sí nos gustaría compartir nuestra experiencia con los negocios familiares y la evolución de sus consejos.

Consejo Familiar Inicial

Es muy común, que en alguna etapa de la empresa familiar y cuando los hijos empiezan a crecer y a trabajar en la empresa, el padre, dueño y fundador, los invite a juntas para revisar como van los negocios.

El padre piensa que los hijos ya están listos para participar en la problemática de la empresa y que esto los preparará y les dará experiencia.

Estas juntas se manejan de manera informal, muchas veces sin agenda y ahí se ventilan los problemas de la empresa y de la familia.

La posición del padre en estas juntas es muy difícil, pues en él recae toda la responsabilidad de resolver todos los asuntos que caen en la mesa de discusión, tiene además que poner el orden en las discusiones, dar la palabra, parar las broncas o diferencias de opinión entre los hijos y hermanos.

Las juntas se hacen tan pesadas, largas y conflictivas, que el padre las evade o finalmente las suspende.

Consejo Familiar Organizado

A veces, sucede que la familia se organiza en estas juntas de consejo, el padre preside, pero uno de los hijos le ayuda como secretario, hay una agenda y se anotan los pendientes.

Sigue recayendo en el dueño y fundador tomar las decisiones finales y poner el orden en los continuos desacuerdos y peleas entre los hijos, pero como todo sucede dentro de la familia todos se contentan, se acostumbran y así se continua, muchas veces contaminados con los mismos errores de siempre.

Consejo Directivo con Consejeros Externos

Cuando este consejo se implementa, la empresa familiar entra a una etapa de institucionalización importante, pues la entrada de consultores externos al consejo hace que las juntas se profesionalicen.

Los consultores de empresas familiares externos son escogidos por su buena experiencia, prudencia y por su sapiencia en alguna área específica, como pueden ser en las áreas de finanzas, mercadotecnia, planeación estratégica, sistemas, etc.

Normalmente, reciben honorarios como cualquier profesional y se les pide su opinión sobre las diversas problemáticas de la empresa y siempre hacen las preguntas mas acertadas que en el pasado nadie se atrevía a hacer.

Las juntas son formalizadas con agendas, resúmenes y pendientes; los hijos piensan antes de decir las cosas, pues hay en la mesa consejeros externos con sabiduría y experiencia y que no están contaminados con la relación familiar y expresan asertivamente sus opiniones.

El dueño pregunta a sus asesores sobre sus dudas, sobre la actuación de sus hijos, sobre la mejor forma de llevar la sucesión, etc.

El Consejo Directivo con consejeros externos es muy útil cuando el padre planea su retiro y su sucesión, tanto de liderazgo como patrimonial, pues hemos visto que se obtienen las siguientes ventajas:

Asesoría en el Proceso de Sucesión

Los consejeros externos juzgan la actuación y el trabajo de los hijos fríamente, solo pensando en el bien de la empresa familiar.

También pueden ofrecer, en privado, al padre la opinión sobre la actuación en la empresa de cada uno de sus hijos.

Pueden, inclusive, opinar sobre el mejor candidato a sucesor, recomendar un sucesor externo o dejar a los hijos en el Consejo Directivo, mientras éstos se deciden por un futuro con libertad para realizar sus planes de vida personal, que pueden ser fuera de la empresa, o se preparan para la Dirección de la empresa familiar.

En el caso de existir un hijo que sea seleccionado como sucesor, medir asertivamente su actuación y en todo caso relevarlo del cargo sin causar problemas familiares.

Políticas Básicas de Empresa Familiar

El tener claras y aprobadas las reglas del juego para la familia y la empresa es parte esencial en el proceso de Institucionalización del negocio familiar.

Algunas de las políticas básicas que se elaboran son:

• Formación y Operación de un Consejo Familiar.
• Sucesión de la Dirección.
• Ingreso y Egreso de Familiares a la Empresa.
• Reparto de utilidades y Venta de acciones.
• Formación de Nuevos Negocios.

y cualquier otra política que sea necesaria y que reglamente la operación de la empresa y los socios familiares.

Apoyo en el Proceso de Institucionalización

Toda empresa familiar que quiere perdurar por varias generaciones necesita institucionalizarse.

Las empresas mas grandes y exitosas en el mundo lo han hecho y este proceso normalmente se inicia con la formación de un Consejo de Socios, que inicia la institucionalización de la empresa.

Dentro de este proceso, además de elaborarse las políticas básicas de operación, se inicia una Planeación Estratégica, en donde se cubre la Misión y la Visión de la empresa y el análisis de Fuerzas y Debilidades, los Objetivos Rectores, los Objetivos Funcionales y finalmente el Presupuesto del año.

Juntas Regulares de Consejo

Normalmente, son una vez al mes y en la agenda se revisan asuntos familiares, resultados mensuales y cualquier otro asunto importante que surgieran los miembros del consejo.

Las juntas no se suspenden cuando existe la mayoría de los socios, aunque falte alguno de los miembros, incluyendo el Presidente del Consejo.

Una vez al año se revisan los resultados anuales, se aprueban los objetivos y el presupuesto del próximo año.

Las juntas de consejo son una buena oportunidad para revisar la estructura de los puestos mas importantes, decidir bonos o la renovación o el despido del Director General por no haber cumplido los resultados, si así lo cree justo y conveniente el consejo de socios.

Definitivamente, el instalar un consejo de socios con consejeros externos, es un paso importante para iniciar un proceso de Institucionalización en una Empresa Familiar que quiere perdurar al futuro.